Répondre à un appel d’offres public : bonnes pratiques pour optimiser vos chances

Les marchés publics constituent de belles opportunités pour les cabinets d’architecture qui souhaitent étendre leur activité. Cependant, le processus des appels d’offre est complexe et compétitif. Il nécessite une bonne préparation et une approche stratégique. Comprendre les critères de l’acheteur, bien préparer son dossier, savoir mettre en avant les atouts de son offre et entretenir les relations avec l’acheteur public sont autant d’éléments qui peuvent maximiser vos chances de succès.

Comprendre l’appel d’offre et ses exigences

La première étape consiste à identifier le bon marché public. Vous trouverez les appels d’offres sur plateformes officielles, BOAMP, Marchés Publics Simplifiés ainsi que les plateformes régionales.

Il faut ensuite comprendre les besoins et les critères de l’acheteur pour vérifier l’adéquation entre l’appel d’offres et les compétences de l’entreprise et apporter une réponse adaptée. Vous devez analyser les documents administratifs contenus dans l’avis de publication du marché, cahier des charges, spécifications techniques, règlement de consultation, cadre de réponse, etc. Toutes ces pièces se trouvent dans le DCE, Dossier de consultation des Entreprises. Elles vous permettront de comprendre quels sont les attentes et les critères de sélection de l’acheteur.

Identifiez le besoin, les étapes clés, le prix, des dates importantes et délais et vérifiez la faisabilité selon les capacités financières et techniques de votre entreprise.

Ce n’est qu’après cette étape que vous pourrez élaborer une stratégie interne et concevoir un dossier de candidature.

Construire sa stratégie de réponse à l’appel d’offres

Pour répondre à un appel d’offres de manière convaincante, vous devrez sans doute faire collaborer plusieurs équipes au sein de votre cabinet. Faites appel à tous les collaborateurs qui apporteront leurs connaissances et représenteront une plus-value grâce à leur expertise (équipe commerciale, équipe marketing, responsable des achats, experts, etc.) et impliquez-les dans la rédaction de votre mémoire technique en fixant un planning clair.

 Vérifier aussi que vous avez les compétences et les outils pour utiliser la plateforme de dématérialisation sécurisée où vous déposerez votre dossier de candidature composé de plusieurs documents obligatoires :

• DUME - Le document unique de Marché Européen,
• DC1 - La lettre de candidature
• DC2 - La déclaration du candidat permettant d’évaluer sa capacité financière, technique et professionnelle
• DC4 (en cas de sous-traitance)
• Mémoire technique - Méthodologie et moyens mis en œuvre pour exécuter le marché public
• BPU ou DQUE (bordereaux de prix ou détail quantitatif estimatif) qui détaille les prix des prestations et fournitures
• AE (Acte d’engagement)
• Références et attestations obligatoires

Une fois votre dossier complet déposé, vous recevrez un accusé de réception électronique.

Structurer une offre compétitive et conforme

Le mémoire technique est l’élément phare de votre réponse. Vous devez y décrire la méthodologie et l’organisation de manière précise et détaillée, en présentant votre équipe, ses compétences et ses références. Pour vous démarquer, ce document doit aussi mettre en avant les solutions innovantes que vous envisagez, la RSE et les mesures de réduction de l’impact environnemental du projet. Enfin, le budget doit être réaliste et détaillé, avec un équilibre entre compétitivité et rentabilité.

Maximiser son scoring sur les critères d’évaluation

Pour apporter une réponse marquante à un appel d’offres, il faut comprendre le barème de notation utilisé par l’acheteur public pour évaluer les dossiers. La valeur technique de l’offre représente généralement 40 à 60 % de la note, le prix 30 à 50 % et le reste concerne les délais et les engagements RSE.

En vous différenciant sur la qualité technique et en justifiant votre prix, vous pourrez remporter des points supplémentaires :

• Proposer une méthodologie claire et efficace,
• Apporter des garanties supplémentaires
• Présenter des coûts détaillés avec des variantes ou des optimisations budgétaires.

Présenter une offre personnalisée

Si vous souhaitez vous démarquer des autres soumissionnaires, évitez les réponses génériques. Il est déconseillé de partir d’un dossier de candidature existant ainsi que de le rédiger entièrement à l’aide de Chat GPT ou d’une autre intelligence artificielle. Au contrainte adaptez précisément votre réponse aux spécificités de l’appel d’offre pour rendre votre dossier unique et pertinent.

Mettez en avant votre valeur ajoutée dans votre offre en insistant sur vos compétences, votre expertise et vos références afin de rassurer l’acheteur sur votre compréhension de ses besoins et votre capacité à y répondre. 

Dans la personnalisation de votre dossier de candidature, les critères RSE peuvent représenter un atout réel. Mettez en avant les engagements RSE pris au sein de votre entreprise en matière de produits et de process, mais aussi de qualité de vie au travail pour vos collaborateurs. Si vous avez obtenu des qualifications ou des labels reconnus, ces éléments peuvent également compter dans la note finale de votre dossier.

Utilisez une mise en page structurée pour rendre votre dossier clair et concis. Les tableaux, schémas et autres annexes de votre mémoire technique permettront de rendre votre proposition plus attrayante.

Que faire après la soumission du dossier ?

Votre travail ne s’arrête pas une fois vote dossier déposé sur la plateforme. N’attendez pas passivement une réponse mais procédez au suivi actif du processus en restant en contact avec l’acheteur et en lui rappelant que vous êtes disponible pour répondre à ses demandes. Cette attitude démontrera votre engagement et renforcera votre crédibilité auprès de l’acheteur public. Vous pourrez en effet avoir à défendre votre projet lors d’une soutenance devant tous les acheteurs publics.

Miser sur une stratégie sur le long terme pour améliorer ses chances

Pour assoir une présence pérenne sur les marchés publics, vous pouvez participer aux réunions d’informations et salons professionnels pour vous faire connaître des acheteurs publics. N’hésitez pas non plus à répondre à des projets plus petits, conception d’ERP modestes, petites rénovations, etc. pour gagner en crédibilité.

 Une veille stratégique vous permettra de surveiller les appels d’offres et d’anticiper les publications. Pensez aussi à analyser les offres des concurrents qui ont remporté des marchés pour vous inspirer et vous améliorer. Il est également possible de suivre des formations ou des coachings spécialisés pour optimiser ses propositions.

 En fonction des projets vous pourrez aussi être amené à mutualiser vos compétences avec d’autres entreprises pour être plus compétitif et à répondre en co-traitance ou en sous-traitance sur des lots spécifiques.

 Une offre bien préparée et personnalisée augmente les chances d’être sélectionné, mais le plus intéressant est de miser sur une stratégie de long terme. Remporter un appel d’offre c’est réussir la combinaison entre la qualité de l’offre, la rigueur administrative et la capacité à répondre aux attentes de l’acheteur public en se démarquant de la concurrence.

 Pour des rendus professionnels quel que soit le style ou le matériel : faites appel aux services d'architectes 

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